Productividad, practicidad, experiencia y talento son cuatro pilares que destacan entre los beneficios de negocio que se adquieren cuando un lugar de trabajo toma el nombre de smart office, es decir, un sitio con características innovadoras de espacio y que depende del internet de las cosas. La razón, dice Marcelo Szabo, Solutions Manager Visual Communications de Ricoh Latin America, es que los sitios de trabajo se han vuelto más inteligentes, con computadoras de escritorio y portátiles e internet; con las tecnologías más sofisticadas, en las que no falta la banda ancha, los teléfonos móviles y la informática básica en la nube.
Los adelantos tecnológicos, señala Szabo, suceden uno tras otro; y, a pesar de que la tendencia de las smart office apenas se inicia, en los próximos años dichas innovaciones serán reemplazadas por soluciones más sofisticadas. Tanto empleados como visitantes tendrán acceso a las instalaciones de trabajo mediante la tecnología de reconocimiento facial, que identificará y monitoreará su camino a través del edificio. De este modo, puntualiza, las empresas serán más ágiles a medida que los sensores brinden más datos sobre cómo se utiliza la oficina y cualquier espacio que pueda reconfigurarse para adaptarse mejor a las necesidades de la compañía.
Szabo asegura que, a medida que los espacios laborales se tornan más inteligentes, esto deriva en múltiples beneficios para el negocio, que se pueden agrupar en cuatro conjuntos principales. Ésta es la explicación de cada uno:
Productividad: al automatizar tareas repetitivas.
Practicidad: al proporcionar datos sobre cuánto realmente se utilizan los escritorios y salas de reuniones.
Experiencia: al agilizar tareas, como la reservación de salas, y al proporcionar un control mayor sobre la iluminación y la temperatura.
Talento: al crear un entorno de trabajo de primer nivel que el personal valora y en el que desea trabajar.
Marcelo Szabo explicó que en las partes de productividad, practicidad y experiencia destacan las siguientes tendencias.
En primer lugar, la evolución de las reuniones de trabajo, cuyo éxito no se debe solo a lo que sucede en la sala, pues hay que considerar varias circunstancias: desde encontrar un lugar de estacionamiento para el visitante que llega a la reunión hasta los prolongados controles de seguridad en la recepción.
“Todo esto puede disminuir la experiencia y afecta a la manera en que nos sentimos dentro de la reunión”, indica Szabo, quien añade que una de las características clave de la tecnología smart office es unir sistemas y procesos previamente separados para crear un ambiente de colaboración real entre los participantes, lo cual incluye a los que están presentes como a los que se integran en remoto.
En este punto se puede hacer uso de pantallas planas interactivas que permiten al presentador compartir información, debatir ideas y anotar en múltiples documentos en tiempo real. Los asistentes pueden también recibir archivos actualizados antes de que termine la reunión porque el presentador puede enviárselos antes de que concluya la junta.
De igual modo, los grupos de trabajo que interactúan con una pizarra aseguran una audiencia cautiva para quedarse y experimentar después de la reunión por medio de un dispositivo. Así, el capital humano mejora sus habilidades para participar y liderar sesiones futuras aún más atractivas.
En segundo término está la disponibilidad de escritorios y salas. Se sabe que las pequeñas frustraciones diarias pueden tener un efecto grande en el bienestar de los trabajadores. De acuerdo con un estudio, reservar salas de reuniones es la mayor frustración en una jornada laboral; y para solucionarlo se diseñaron los huddle rooms, espacios inteligentes desarrollados con el objetivo de que las personas se puedan unir a la reunión de forma fácil y rápida.
En este punto, Marcelo Szabo detalló que tales salas normalmente tienen la capacidad de integrar hasta a seis personas y cuentan con un dispositivo seguro y de bajo costo que permite la intercomunicación entre múltiples huddle rooms y entre computadoras y dispositivos móviles.