Con la llegada de la COVID-19 al mundo, la mayoría de las empresas de todos los giros se vieron obligadas a cambiar su modelo de negocio hacia uno en el que el trabajo vía remota se adaptara tanto en la manera de comunicarse entre colaboradores internos como la de conectarse con los clientes.
Sin embargo, algunos aspectos del teletrabajo -como las reuniones virtuales- aún no se han comprendido en su totalidad, haciendo que se dificulte la conectividad entre las áreas de las organizaciones y, peor aún, ante lo que se quiere ofrecer a los consumidores.
Lo anterior fue señalado a través de un estudio elaborado por MPM Software, compañía de tecnología líder en el desarrollo de soluciones de gestión para el sector asegurador, que comparte además, algunas sugerencias sobre cómo el desenvolvimiento en reuniones virtuales mejorará las habilidades comunicativas a nivel interno y hacia la gestión de ventas con los clientes, para que la empresa obtenga ventajas competitivas y un mayor crecimiento dentro del mercado.
Tal y como sucede en las reuniones presenciales, las virtuales implican la preparación de los mismos elementos para alcanzar los objetivos que se quieran alcanzar; ya sea que se trate de transmitir información relevante, debatir e intercambiar opiniones sobre algún tema u ofrecer algún producto o servicio a clientes potenciales y habituales, afirma MPM.
- Antes de la reunión
Para poder llevar a cabo una reunión vía remota de manera satisfactoria, es necesario conocer las herramientas disponibles para poder hacerla (hoy en día existen muchos programas y aplicaciones disponibles). Se tiene que asegurar que todos los participantes han recibido, leído e incluso respondido la invitación -normalmente se hace vía correo electrónico-, y en caso de que se necesite un código de acceso, asegurarse de que cuenten con él.
Si se van a presentar documentos, enlaces, videos o cualquier otra información, verificar que los archivos estén listos y saber cómo compartirlos para que todos puedan verlos. La conexión a internet también debe ser verificada antes de inciar, así como la calidad de imagen y sonido para que no haya fallas durante la reunión.
Finalmente, se debe elegir un lugar idóneo para la reunión virtual en la que el fondo no sea una distracción (o llegue a afectar nuestra imagen), que no haya ruidos y que nuestro aspecto sea acorde con el encuentro.
- Durante la reunión
MPM Software indica que las reuniones virtuales entre colaboradores internos tienen menos dificultades que las que se tienen con un cliente; por lo que en estas últimas, recomienda comenzar rompiendo el hielo con comentarios sencillos sobre el clima, la hora o cualquier detalle de ese tipo.
Cuando intervienen varias personas se deben utilizar los nombres con frecuencia para que, no solo la persona sepa que se dirigen a ella, sino también es más sencillo mantener la atención de todos.
Si se utilizan documentos o archivos, estos deberán haberse enviado previamente a todos los participantes y si no se pudo hacer, habrá que compartir la pantalla y mostrarlos para que todos identifiquen de lo que se habla.
Durante las reuniones virtuales es más fácil que haya interrupciones, por lo que deben respetarse los turnos de palabra e intentar que todos participen; de ser posible, tomar un tiempo para preguntas y respuestas y ofrecer un resumen de los puntos importantes.
La líder en tecnología afirma que la hora pactada debe respetarse al inicio y al final de la reunión; asimismo, asegurarse de que los mensajes comunicados se hayan transmitido de forma correcta y no quedaron dudas al respecto. Agradecer por la participación y despedirse.
- Después de la reunión
Luego de que la reunión virtual ha terminado, se debe hacer un seguimiento como mandar un documento de lo tratado, realizar llamadas telefónicas, hacer una segunda reunión, al igual que en una reunión presencial.
Este seguimiento permitirá que se lleven a cabo las acciones pertinentes que se hayan establecido como las tareas designadas o los objetivos a conseguir.
Para finalizar, el reporte de MPM Software señala que las reuniones virtuales no sirven solo como alternativa para las reuniones presenciales; también es una herramienta tecnológica que ayuda a explorar una nueva forma de trabajar y relacionarse con los clientes si se utiliza de la manera adecuada.