Cuando se inicia cualquier negocio, las actividades, pendientes y procesos suelen ser muchos y muy demandantes, y la información generalmente recae en una sola persona: el creador de la empresa.
Pero a medida que se va creciendo, profesional, comercial y empresarialmente, dar seguimiento a los procesos y tareas entre varias personas comienza a generar un círculo vicioso de reprocesos, sobreindicaciones, duplicación de información y por supuesto, retrasos.
Y esto, a la vez, ocasiona estrés, conflicto, descontento, y muchas otras emociones y sentimientos en el equipo de trabajo, lo que trae como consecuencia final, una baja productividad e ineficiencia.
En la entrega pasada, hablando de orden y organización mencioné sobre el sistema KANBAN para mantener el orden en los procesos, y hoy, dado que lo prometido es deuda, te hablaré de esta técnica japonesa que podrá incrementar la eficiencia y productividad en tus procesos, manteniendo no sólo orden, sino ahorro de tiempo y recursos.
Antes de pasar a explicar cómo aplicarla, quiero mencionar brevemente de dónde viene esta técnica para clarificar un poco más su aplicación.
La traducción literal sería “registro visual” o “tablero de tarjetas”.
El método se basa en las líneas de producción y ensamblaje de Toyota de los años 50, cuyo objetivo era reducir la cantidad de desperdicio de residuos derivados de la producción innecesaria de productos no demandados ni necesitados.
El fin era, a través del uso de tarjetas, avisar a las diferentes áreas qué productos se requerían, a fin de comenzar sólo aquellos procesos productivos necesarios. Así como mantener actualizada la información sobre los insumos y recursos necesarios.
Bien, aplicado a nuestro tiempo y gracias a diferentes autores y estudiosos del tema, este método de origen industrial se ha llevado a múltiples áreas tales como la manufactura, la mercadotecnia, software y por supuesto, la comercial.
Entonces, ¿cómo aplicar un método de producción a mis procesos de venta?
- Primero, debemos comprender que esta técnica es útil para la gestión de procesos, que como agentes de seguros pueden englobarse en: venta inicial, servicio postventa, y atención a siniestros, entre otros. Es muy importante definir y clasificar los procesos que estarán sujetos a esta técnica, qué personas estarán involucradas, pues quizá no todos tus procesos requieren de un sistema de gestión tan específico.
- La información a la vista de todos. El objetivo es usar tres categorías en un tablero a la vista de todos: Pendiente por hacer, En Proceso y Terminado. En su inicio se usaban tarjetones que iban pasando de etapa en etapa o de departamento a departamento, donde se marcaban todos los detalles, incluyendo notas para el siguiente departamento, hoy en día podemos usar pizarrones y hasta aplicaciones digitales con “tarjetones virtuales”, tales como Asana o Kanban Tool. El fin es que todos los implicados puedan ver con facilidad la actualización del proceso, las notas, avisos y observaciones.
- Ser claro, conciso, y definido en la información que se actualiza. Es muy importante que si se usarán códigos o claves en la descripción y avance del proceso, todos los integrantes conozcan dichos significados, de lo contrario sólo generará conflicto en el usuario y esto ocasionará el desinterés y falta de uso. Se trata de ser claro, sin ser demasiado extenso, recordemos que se trata de generar sólo lo necesario, y eso incluye a la información.
- Actualizar el tablero. Como ya comenté, en su inicio, se usaban tableros en las diferentes áreas del proceso productivo y tarjetones que se movían de tablero en tablero. De manera que conforme el tarjeton salía de un área, los demás sabían que la tarea en su área había sido completada y podían enfocarse en el siguiente. Hoy, con el uso de aplicaciones digitales, es común que se acumule la información, y no se lleve una adecuada actualización liberando espacio. Es por eso que la actualización y limpieza de tareas es muy importante.
- Seguimiento. Como todo, aquello que no se da seguimiento, queda en el olvido. Como líder, responsable o director, es de vital importancia darle seguimiento, ya que la base del éxito de este método, como de cualquier otro, es la repetición.
Así pues, aplicar este método, me ha ayudado a disminuir las constantes e innecesarias llamadas a mi equipo de operativos para conocer el estatus de cada trámite o proceso. Ya que, usando un tablero digital, y siguiendo las reglas de actualización, basta consultar el tablero para saber lo que ocurre.
De igual forma, ha ayudado a que se generen menos correos y se duplique información, ya que al pasar la actualización puedo ver todo lo que se requiere y ellos pueden ver todos mis requerimientos, ideas e indicaciones, teniendo de esa forma un trabajo más enfocado, ordenado y eficiente.
Y por último si por algún motivo mi equipo operativo sufriera algún tema de comunicación o inasistencia, saber que la información está actualiza ayuda a no entrar en pánico, errores, o malas decisiones por no tener la información.
En resumen este método trae 5 beneficios principales:
1.Visualizar el Flujo de Trabajo
2.Limitar el Trabajo en Curso
3.Medir y Gestionar el Flujo
4.Hacer que las políticas de procesamiento sean explícitas
5.Usar Modelos para reconocer las oportunidades de mejorar los procesos.
No es necesario estar 24/7 sobre tu equipo de trabajo para conocer el avance de tus procesos, ni preguntar a varias personas sobre el mismo proceso, ni dar muchas veces la misma indicación, sólo requieres un adecuado sistema de orden y control.
En palabras de Taiichi Ōno, creador del método: “Producir solo lo necesario, cuando sea necesario y en la cantidad necesaria”.