Expertos en desarrollo organizacional señalan que las juntas de trabajo pueden llegar a ocupar hasta 55 por ciento del día completo si no son planeadas de forma estratégica.
Así lo señala WeWork, empresa especializada en el establecimiento de espacios colaborativos. Ante esta situación, que resulta tan adversa, la empresa sugiere cinco tips que, desde su experiencia, contribuyen fuertemente a incrementar la productividad y propician un ambiente para la generación de ideas brillantes.
WeWork indica que es común que al iniciar el año las organizaciones entren en una dinámica de trabajo que tiende a llenarse de las reuniones semanales, diseñadas para resolver problemas, alinear al equipo y ejecutar grandes ideas; sin embargo, cuando la agenda se satura y las juntas acaparan de 35 a 55 por ciento del tiempo total del día, dejan de ser productivas.
Jesús Grovas, gerente de Asuntos Públicos de WeWork, recomienda los tips que a continuación se desarrollan para incrementar la productividad de las juntas mediante la optimización del tiempo y la inclusión de herramientas de tecnología.
TIPS PARA QUE LAS JUNTAS SEAN PRODUCTIVAS
- Antes de la reunión define una agenda que incluya: objetivo de la junta, temas por discutir y duración. Se recomienda también solicitar que todos los asistentes lleguen preparados con investigaciones, reportes e ideas para aprovechar mejor el tiempo e intentar que la convocatoria no sea demasiado grande para avanzar según lo planeado.
- Revisar proyectores y audio antes de comenzar. Si bien algunas empresas ya cuentan con herramientas inteligentes para proyectar sin necesidad de cables o adaptadores, llegar con suficiente tiempo de anticipación para revisar que todo esté en orden antes de comenzar es lo ideal.
- Evitar las horas pico. “Desafortunadamente, la congestión por tráfico es una situación difícil de controlar en ciudades grandes. Por el bien de todos, es mejor agendar juntas lejos de las horas pico y considerar el tiempo que tomará a los asistentes llegar”, aconseja Grovas.
- Utilizar herramientas de tecnología para juntas de menos de 30 minutos. Hoy en día existe un sinfín de plataformas para comunicarse con otros compañeros de trabajo o con clientes. Si la junta está programada para durar menos de 30 minutos, se optimiza mejor el tiempo si se convierte en una llamada o videoconferencia. Además, vivir en una ciudad con tránsito complicado puede resultar en pasar más tiempo durante el traslado que en la reunión.
- Snacks para reuniones largas. Hay ciertos temas y estrategias que forzosamente deben discutirse por más tiempo, pero la junta se hace más amena si incluye botanas. “En WeWork nos gusta hacer ‘working lunch’. Al mismo tiempo que planteamos ideas increíbles, comer juntos es una forma de construir relaciones sólidas con tus compañeros de trabajo y sembrar una base de confianza con los superiores”, comenta Grovas.