La abrupta llegada de la COVID-19 al mundo dejó diversos aprendizajes para las empresas; entre ellos, la noción de que contar con un plan de emergencia -documentado por escrito- las ayudará a dar continuidad al negocio en caso de que una crisis se llegue a presentar, así como para que cada área y colaborador sepa cuál es la manera más óptima de actuar en ese preciso momento sin dejar que el caos se apodere de todo.
Entre los peligros a los que están expuestas las empresas se encuentran los físicos, biológicos, químicos, financieros, tecnológicos, etcétera; cada uno de ellos hace que contar con una estrategia para mitigarlos sea indispensable.
Por estas razones, HubSpot, desarrollador experto en herramientas de marketing, ventas y atención al cliente, compartió algunos puntos a tomar en cuenta al momento de crear un plan de emergencia para una empresa:
- Identificar las áreas más críticas de la empresa
Antes que todo, es indispensable saber cuáles son los posibles riesgos en los que se podrían ver envueltas las operaciones para así saber desde dónde proteger; por ejemplo, los ataques cibernéticos.
- Considerar lo que su empresa necesita para seguir operando
Una vez que tenga identificado los posibles riesgos, es necesario indicar también todo aquello que se necesita para continuar con las operaciones. Por ejemplo; en caso de quedarse sin oficina o el espacio de trabajo, ¿hay algún otro lugar donde podrían reanudarse las actividades?
- Enumerar las acciones a seguir en caso de una emergencia
En el documento del plan de emergencia deben estar establecidos los siguientes puntos: contactos de emergencia, procedimientos de emergencia, kit de primeros auxilios y roles y responsabilidades.
Es recomendable dividir por categorías los posibles riesgos e incluir un índice al inicio del documento para que los pasos a seguir sean más fáciles de encontrar en caso de que se requiera.
- Revisar y actualizar el plan de emergencia periódicamente
Luego de crear y verificar que el plan de emergencia esté correcto, se debe dar a conocer a todos los colaboradores de la empresa (directivos y subordinados) para que cada uno sepa qué acciones realizar en caso de crisis.
Además, se debe revisar periódicamente para asegurarse de que todo siga en orden, por ejemplo los números de contacto actualizados.
Finalmente, HubSpot menciona que un plan de emergencia debe ser elaborado por empresas externas especializadas en la detección y prevención de riesgos empresariales, que cuenten con equipo técnico capacitado para dictaminar todos los posibles peligros a los que puede estar expuesta una organización.
Y, en caso de que se desee hacer de forma interna, es recomendable apoyarse en algún responsable en materia de seguridad y salud laboral que conozca a fondo las características del lugar de trabajo y determine así los riesgos y las mejores acciones a emprender.