A lo largo del tiempo, las organizaciones han querido encontrar la forma adecuada para poder proyectar, estabilizar y estandarizar su funcionamiento y, asimismo, que todo mundo sepa lo que tiene que hacer dentro de su rol. Lo cierto es que, con frecuencia, este punto queda de lado, debido a que la operación abraza de tal forma que crear un espacio para medir o documentar se vuelve complejo.
Es por ello que, conviene asumir el compromiso de ir documentando todo lo que pasa en la promotoría, de lo contrario, podría ser más costoso no hacerlo a futuro. En este punto, cabe formular la pregunta: ¿hasta dónde queremos que lleguen nuestras organizaciones y si queremos que sean parte de nuestro legado o que sólo sean una gran experiencia?
Insisto, ¿qué beneficios tendrán la documentación y el seguimiento de procesos en lo que nos dedicamos: reclutar, desarrollar y retener agentes de seguros; emprendedores del sector asegurador o empresarios de seguros?
¿Cómo repercute en el cambio cultural contar con una identidad y propósito que resalte los valores, las creencias y los principios de la organización? ¿Acaso favorece a que todos los integrantes tengan una visión común y objetivos compartidos? De igual forma, ¿dictar las normas y comportamientos esperados fortalece el sentido de pertenencia entre los miembros y mejora la comunicación?
Uno de los puntos más fuertes de todo lo anterior tiene que ver con la parte de la atracción. Una cultura positiva hace que las personas quieran pertenecer, pues comparten sus valores, su estándar y pueden desarrollarse en un ambiente que ofrece garantías. Tener una cultura organizacional fuerte y sólida hace más fácil adaptarse a cambios y desafíos.
Está claro que la consistencia es fundamental para mejorar la calidad en el servicio, y así evitar variaciones y errores, o bien permite tener una mejor toma de decisiones.
La transferencia del conocimiento es clave en el proceso de la documentación. Se crea un recurso valioso que puede ser compartido y utilizado por todo el equipo, para que sea consultado en cualquier momento, esto agiliza y garantiza la continuidad de la operación.
Al tocar el tema del reclutamiento, ¿cuántas veces no te han preguntado cómo llevarlo a cabo con efectividad? Miles de veces he escuchado la misma respuesta: es un proceso, eso está comprobado, aunque hay que decir que el proceso es el que te pone a prueba, y no al revés.
¿Por qué no generar ese mismo principio desde la raíz de la organización? En la actualidad, las personas se unen a causas; quieren impactar en su entorno y también requieren de certidumbre. ¿Nuestra organización está preparada? Tendría mucho valor que una promotoría también ofreciera un proceso probado, sistemático, que muestre que hay una ruta a seguir.
¿A qué nos enfrentamos? Algunas de las principales causas por las que las personas no toman riesgos profesionales es por miedo, falta de confianza, falta de motivación, falta de apoyo y recursos, ¿crees que estos principios te ayuden a mejorarlo?
El desarrollo consiste en llevar a cabo una serie de pasos ordenados y hábitos, que hay que infundirles a los agentes diariamente. Yo hago mucho la similitud del entrenamiento con los deportes. En la mayoría de ellos se corre o trota, las dos actividades tienen diferentes fines. De igual forma se va al gimnasio y la respuesta general es que “hago gimnasio”. Pero, lo importante es que la creación del hábito del agente de seguros tenga la intención adecuada.
Un ejemplo de algo simple como un timeline puede ser el recorrido, en sus primeros días, semanas, meses y años. Podría quitar la incertidumbre y generar una confianza que le da el respaldo de una organización que sabe exactamente qué hacer en cada una de sus líneas.
En la retención habrá muchos factores a considerar, pero proporcionar un ambiente de trabajo donde la comunicación abierta sea la base, puede favorecer el apoyo mutuo. Compartir metas generales y hacerlos partícipes de esto, los podría acercar y hacer sentir parte del crecimiento. Proporcionar recursos, herramientas tecnológicas y acceso a la información, ayudará para optimizar su labor y al igual que en la etapa de desarrollo, que se conozca muy bien la organización es fundamental, que sepan dónde y con quién.
Las segundas líneas toman un papel importante en esto. Para ellos es de igual importancia tener certidumbre y que cada uno sepa lo que tiene que hacer, puesto que son el front de servicio y de Cultura Organizacional. Debemos impulsar que sean dueños de los procesos, se apoderen, que los cuiden y que los valoren. Sólo así existirá la congruencia necesaria para tener un crecimiento orgánico.
Puede seguirse el principio de una de las organizaciones ejemplares en procesos como es Toyota, la cual se basa en hacer las cosas en el momento justo, cuando se necesita (just in time); la mejora continua, escuchar pequeños cambios que pueden ser sustanciales (kaizen) y mostrando respeto por las personas al valorar y empoderar su participación, involucrándolos en la toma de decisiones y brindar oportunidades de crecimiento.
Esta visión es de un ingeniero, pero es una visión de la que estoy convencido que nos puede ayudar como industria, vernos mucho más fuertes y sólidos, y que las personas se sumen a esta carrera que México tanto necesita. Porque hay todas las garantías necesarias para cubrir sus expectativas y ambiciones y, con ello, acercarnos a ser organizaciones holísticas preocupadas por el equilibrio, ser más sostenibles, éticas y que busquen un impacto positivo a todos los niveles.